אמיר לן, מנהל כספים ויועץ עסקי למרפאות שיניים ואסתטיקה ושותף בקבוצת יתד יועצים למרפאות שיניים
בשנים האחרונות המשק הישראלי עבר וממשיך לעבור טלטלות כגון: מגפת הקורונה, אירועי השבעה באוקטובר, ובעקבותיהם מלחמת חרבות ברזל. משברים אלו מעמידים אתגרים רבים בפני עסקים בכל תחום.
אף על פי שמרפאות השיניים עוסקות במתן שירות רפואי, גם הן מתמודדות עם אתגרים לא פשוטים, אף אם לעיתים בעוצמה פחותה מעסקים אחרים.
אתגרים אלו מחייבים את בעלי המרפאות לשים דגש על הניהול הפיננסי של המרפאה.
מאמר זה יעסוק באתגרים המרכזיים שבעלי מרפאות שיניים עשויים להתמודד עימם בתקופות משבר, וכן במתן פתרונות, אסטרטגיה וניהול כלכלי יעיל של המרפאה בתקופות אלו.
האתגרים העיקריים בניהול כלכלי ופיננסי
- ירידה בהכנסות המרפאה – בתקופות משבר המרפאה עשויה לחוות ירידה בהכנסותיה. הסיבות לכך עשויות להיות ירידה בכמות הפניות של מטופלים פוטנציאליים וירידה בסגירת תוכניות טיפול (בעיקר תוכניות טיפול גדולות).
- גידול בעלויות התפעול – עלויות התפעול של מרפאות שיניים עשויות לצמוח בזמן משבר בעקבות עליית מחירים בארץ ובחו”ל (צמיחה בעלויות של שירות/סחורה בחו”ל), התייקרות עלויות הייבוא (כפי שאנו רואים לאחר השבעה באוקטובר) ופיחות בשער החליפין של השקל מול הדולר. כל אלה מובילים לעליית מחירי חומרי גלם, עלייה בשכר העובדים, עליית מחירי השכירות (בדרך כלל שכר דירה צמוד למדד) וצמיחה בעלויות התקורה (אחזקה). כדי להתמודד עם הגידול בהוצאות, נדרש ניהול תפעולי ופיננסי מדויק וחכם יותר, כולל זיהוי של נקודות שבהן ניתן לחסוך כסף ולהתייעל. ישנן, כמובן, הוצאות שאין לנו כל שליטה עליהן (הוצאות קבועות), כגון: הוצאות חשמל, מים, ארנונה וכדומה.
- ניהול תזרים מזומנים – בתקופות משבר, עסקים עשויים להתמודד עם הצורך לפרוע חובות קיימים ולנהל את תזרים המזומנים בצורה יעילה יותר. הדבר מצריך ממנהלי המרפאה הבנה בכל הקשור להוצאות השוטפות של המרפאה, להוצאות עתידיות חריגות ולהוצאות נוספות, כגון: פירעון הלוואות, תשלומי מיסים וכדומה. כמו כן, מומלץ לנהל תקציב למרפאה, ובמידת הצורך לאמץ אסטרטגיות גיוס הלוואות ומימון חדשות.
- עליית עלויות האשראי – בשנתיים האחרונות עלתה הריבית בישראל בצורה משמעותית. ריבית הפריים שעמדה בפברואר 2022 על 1.6%, עלתה בדצמבר 2023 ל-6.25% (נכון למאי 2024 ריבית הפריים היא 6.02%). עליית ריבית חדה מביאה איתה עלייה מהותית בעלויות האשראי, הנובעת מגידול בהוצאות של ריבית על הלוואות, גידול מהותי בעמלות ניכיון כרטיסי אשראי, ריבית על מסגרת עו”ש, וגידול בפערי הריבית בין ריבית על הלוואות נלקחות לריבית על פיקדונות. השפעת עליית הריבית החדשה יכולה להביא לגידול של עשרות אלפי שקלים בהוצאות המרפאה. הדבר מחייב בחינה של עלויות האשראי וניהול הדוק יותר של עלויות האשראי ותזרים המזומנים של המרפאה. כמו כן, מומלץ לבחון את מדיניות המרפאה בפריסת תשלומים ובמתן הנחות בעקבות גידול בהוצאות הריבית על עסקאות בתשלומים.
- אי יציבות בשוק העבודה – תקופות משבר עלולות לגרום לתנודות בשוק העבודה, מה שמשפיע גם על מרפאות השיניים. למשל במלחמת “חרבות ברזל”, עובדים שגויסו למילואים (רופאים וצוות אדמיניסטרטיבי), עובדים שנאלצו להישאר בבתים משום שלא הייתה מסגרת חינוכית לילדיהם. לעיתים תקופות אילו יוצרות מחסור בעובדים. למשל תקופת הקורונה התאפיינה ב”חשיבה מחדש” בנוגע לצורך בעובדים רבים ותזוזות רבות יחסית של עובדים בשוק העבודה.
אסטרטגיות ניהול כלכלי נכון
- תכנון כלכלי מראש – הכנה מראש היא המפתח להתמודדות עם משברים. זה כולל יצירת תוכנית כלכלית לשנה הבאה, הכוללת תקציב שנתי או רב שנתי, תחזיות הכנסות והוצאות, ותכנון לפעולות בעת משבר. לדוגמה, אם מרפאת שיניים מתכננת להרחיב את השירותים שלה, היא צריכה להבין את ההשפעה הכלכלית של ההרחבה ולהכין תוכנית למקרה של משבר. חלק מהתכנון הכלכלי שאני מבצע עבור מרפאות הוא השארת רזרבה כספית (מושקעת בפיקדון או בקרן כספית נזילה) שתספיק לכיסוי ההוצאות הקבועות למשך שניים-שלושה חודשי פעילות. כך קרה שבתחילת משבר הקורונה, כשהמרפאות היו סגורות וזרם ההכנסות פסק כמעט לחלוטין, יכלו המרפאות לעמוד בהוצאות הקבועות שלהן ללא צורך בלקיחת הלוואות.
- ניהול תזרים מזומנים – התמקדות בניהול תזרים המזומנים והתאמתו למצב הנוכחי הן חיוניים. מומלץ למנהלי המרפאה לעבוד עם תקציב ולעקוב אחר הוצאות והכנסות המרפאה באופן שוטף. הם צריכים לזהות את התחומים שבהם ניתן לחסוך או להפחית הוצאות, ולבצע את השינויים הנדרשים בתהליך עבודה או בפיקוח על ההוצאות. חשוב גם למנוע גידול בחובות מטופלים ולפעול אפקטיבית לייעול עבודת הגבייה במרפאה.
- הכרת מדדי הביצוע העיקריים של המרפאה (KPI – Key Performance Indicators) – ישנה חשיבות להכרת המדדים החשובים של המרפאה. דוגמאות למדדים חשובים:
נקודת איזון לפעילות המרפאה (מינימום הכנסה נדרשת על מנת שהמרפאה לא תפסיד); תפוקה (הכנסה) לשעת כיסא לכל אחד מהרופאים והשינניות במרפאה; רווח גולמי של המרפאה – הכנסות פחות הוצאות ישירות (שכר רופאים + חומרים דנטליים ומעבדות); אחוזי הוצאות עיקריים מההכנסה (אחוז החומרים, אחוז עלויות מעבדה, אחוז עלויות שכר, אחוז עליות שכירות וכדומה).
הכרת מדדי הביצוע עוזרת למרפאות שאותן אני מלווה, מאפשרת יותר גמישות וביצוע שינויים במהירות רבה יותר, וכן התאמת הפעילות שלהן בצורה טובה יותר בעת משברים.
- לפרק את רווחיות העסק לתת-יחידות של רווח והפסד (יחידות רווח והפסד) – הכרת הרווחיות של כל טיפול, רווחיות הרופאים והשינניות במרפאה, רווחיות לשעת כיסא במרפאה וכדומה. הודות לחלוקה ליחידות הרווח הקטנות ביותר, אפשר לראות יותר בבהירות את הכדאיות בכל יחידת רווח והפסד. על בעל המרפאה לשאול את השאלות הנכונות הנוגעות יחידת רווח והפסד כזאת. המידע עשוי לסייע לו לקבל החלטות על עדכון מחירי טיפולים מסוימים, התייעלות בעבודת הרופא או השיננית במרפאה, שינוי אסטרטגיית מכירה במרפאה (סגירת תוכניות טיפול) וכדומה. למשל, במהלך בדיקת רווחיות של הרופאים שערכתי באחרת המרפאות, התברר כי ההכנסה השעתית של אחד מהרופאים נמוכה ברמה כזאת, שאף אינה מכסה את ההוצאות הקבועות לשעת טיפול. ברור שמצב הפסדי כזה של רופא אינו מצב בריא, בייחוד בתקופת משבר.
- ניהול ייחודי של המשאב האנושי – בתקופות של אי ודאות כלכלית חשוב להקפיד על הקצאת משאבי העבודה בצורה יעילה. זה כולל אימון צוותים להתמודדות במצבי חירום, התאמה בין שעות כיסא לשעות סייעת, הימנעות משעות נוספות מיותרות. כמו כן, חשוב להקפיד על רווחת העובדים מבחינה פיזית ומבחינה רגשית, להכין תוכנית למצב שבו הרופאים ייאלצו להיעדר מהמרפאה למשך תקופה ממושכת (למשל עקב צו 8).
כחלק מבדיקות שוטפות שאני עורך במרפאות, אני בודק התאמה בין שעות סייעת ושעות מזכירות לשעת פעילות כיסא. המידע הזה עוזר בהתאמת הוצאות השכר להכנסות בשוטף, ובעת משבר יכול לעזור למרפאה להתאים את שעות עבודת הסייעות והמזכירות לשינויים הנדרשים בשעות עבודת הרופאים.
- גיוס אשראי – בתקופות משבר ייתכן שיהיה צורך במשאבים חיצוניים כמו הלוואות או השקעות. חשוב להבין את האפשרויות הזמינות ולהכין תוכנית לגיוס משאבים אלה במהירות.
- שמירה על קשר עם המטופלים – בזמן משבר חשוב לשמור על קשר עם הלקוחות ולהבין את הצרכים שלהם. זה יכול לכלול תקשורת ישירה עם הלקוחות, וגם שימוש בכלים דיגיטליים כמו רשתות חברתיות או אתר אינטרנט.
- ניהול מלאי – בעת משבר ייתכן שיהיו בעיות באספקת עבודות מעבדה וחומרים דנטליים (כפי שחווינו בימים הראשונים לאחר השבעה באוקטובר), לכן חשוב לנהל את המלאי באופן יעיל, לבחון את המלאי הקיים ולתכנן נכון את צורכי המלאי העתידי. חשוב לדעת מה צריכת המלאי השוטפת של המרפאה כדי לשמור על כמות מלאי מתאימה, שמצד אחד לא תפגע בפעילות השוטפת של המרפאה גם כאשר קיימת בעיה זמנית באספקת מלאי, ומנגד לא תוביל לעלויות גבוהות של אחזקת מלאי מיותר או למלאי שפג תוקפו.
- התאמה לשינויים – בתקופות משבר חשוב להיות מוכנים לשינויים, כגון: שינויים בשעות הפתיחה, שינויים בשירותים שמספקים ללקוחות, או שינויים באופן שבו מנהלים את המרפאה.
- שיווק ופיתוח שירותים נוספים – השקעה בפיתוח ובשיווק שירותים חדשים או תוספות לשירותים קיימים עשויה להוביל לגידול במספר המטופלים ולהכנסות נוספות.
- התמקדות בטכנולוגיה ובשיפור העבודה – השקעה בטכנולוגיה חדשנית ופיתוח של תהליכי עבודה חדשים עשויים להביא תועלת לפעילות ולרווחיות המרפאה.
לסיכום
מרפאות שיניים יכולות להתמודד ביעילות עם תקופות של אי ודאות כלכלית באמצעות התמקדות בניהול כלכלי נכון. זה כולל ניהול יציב של תזרים המזומנים, צמצום הוצאות שאינן אינטגרליות לפעילות השוטפת, התמקדות בשיווק ובשירות ללקוח, וניהול משאבי אדם יעיל. רק באמצעות התמקדות ביציבות המערכת הפיננסית במרפאה, תוכל המרפאה לצלוח משברים, לשרוד ואף לצמוח גם בתקופות קשות.
