ניהול כספים ורפואת שיניים

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin

רופא השיניים, בעל המרפאה, הינו איש מקצוע אך כבעל עסק נדרש להתעסק בתחומים שאינם בתחום המומחיות שלו, כגון: שיווק, ניהול, תפעול, כ"א כספים וכד'.

בחברות גדולות ממנים לתחומים הללו בעלי תפקידים, אך בעסק קטן אין כדאיות כלכלית למינוי מנהל כספים במשרה מלאה. ישנן מרפאות הנעזרות במנהל כספים חיצוני במשרה חלקית בהיקף המתאים לצרכיה הפיננסיים של המרפאה.

בתהליך בחינת המרפאה בצד הכספי, יש צורך באיסוף מגוון נתונים המשקפים את הביצוע בפועל במרפאה, בין היתר:

  • מחירון טיפולים
  • תמהיל סוגי הטיפולים ושכיחות
  • עלויות כוללות של הטיפול עם ירידה לפרטים – שכר, חומרים, מעבדות
  • חלוקה בין פעילות פרטית לפעילות מחברות ביטוח
  • חלוקה בין עלויות קבועות למשתנות
  • הבנת היקף המכירות החודשי
  • ניתוח אופן פריסת ההכנסות והעלויות בגין המכירות החודשיות
  • בחינת אפקטיביות והצבת יעדי מכירה לצוות תוך תמרוץ מתאים
  • הכנת תזרים מזומנים חזוי בהתבסס על המכירות החודשיות + היבטי מס + השקעות נדרשות.

פתיחת מרפאה

פתיחת מרפאת שיניים מחייבת בחינה מעמיקה מוקדמת בכל האספקטים הרלוונטיים. ככל שהעבודה המקדמית ותשומת לב מקדמית תכלול אספקטים רבים יותר כך יגדיל הרופא את סיכויי הצלחת המרפאה.

להלן הנושאים עליהם יש לתת את הדעת בעת הכנת התוכנית לפתיחת המרפאה:

  1. לבד או עם שותף
  2. גודל המרפאה
  3.  מספר יחידות הטיפול במרפאה
  4. מיקום המרפאה: מרכז מסחרי / קניון / שכונה חדשה / שכונה ותיקה
  5.  בניית מחירון טיפולים: מרפאת בוטיק מחירון גבוה יותר מרפאה הפונה לאוכלוסיית הביניים ומחירים ממוצעים ואולי מרפאה הפונה לקהל עממי יותר וכפועל יוצא מחירים המתחרים במחירי קופות החולים. כמובן קביעת המחירים מושפע מקביעת מיקום המרפאה, נראות המרפאה, מתחרים בסביבת המרפאה העסקת מומחים במרפאה עבודת עם חברות ביטוח ועוד.
  6.  מי המתחרים של המרפאה (מרפאות פרטיות, מרפאות של קופות חולים). 
  7.  רכישת מרפאה קיימת / פתיחת מרפאה חדשה. במידה ומקימים מרפאה חדשה, האם רוכשים את הנכס או משכירים.
  8. גיוס הון ראשוני להקמת המרפאה -הון עצמי של הרופא, הלוואה מהבנק, הלוואה בערבות מדינה או אחר. אובליגו (התחייבויות שוטפות מהבנק) מבוקש מהבנק.
  9. מרפאת מומחים / רפואה כללית, סוגי טיפולים שיינתנו במרפאה.
  10. מבנה תגמול הרופאים במרפאה: שכירים / עצמאיים, תגמול שעתי או אחוז מההכנסות.
  11. תוכנית תגמול צוות המרפאה על עמידה ביעדים.
  12. נראות המרפאה: צעירה, משפחתית וחמה, יוקרתית, חדשנית, אחר.
  13. ציוד במרפאה: סוג היחידה הדנטלית, השכרת היחידה או רכישתה, ציוד להדמיה דנטלית, סוג הסורק, ריהוט סטנדרטי / ריהוט עם מראה יוקרתי, האם להכניס מחשב לחדר רופא או לא וכו'.
  14. אסטרטגיית שיווקית למרפאה.
  15. בחירת מערכת לתפעול המרפאה.
  16. מי יהיו הספקים העיקריים של המרפאה – משא ומתן יעיל מול הספקים יביא לחסכון של אלפי ₪ בחודש בהוצאות המרפאה.
  17. הגדרת העסק מבחינה משפטית – עוסק מורשה, שותפות או חברה בע"מ. כמובן שלדבר זה ישנן השלכות מיסוי והשלכות משפטיות ולכן חשוב להיעזר באנשי מקצוע טרם קבלת ההחלטות.
  18. קביעת נהלי עבודה במרפאה.

כמובן שלכל הנושאים הנ"ל ולהחלטות שתתקבלנה ישנה השפעה על עלויות הקמת המרפאה. לכן יש חשיבות להכין תוכנית עסקית מפורטת, שתתייחס לכל הנקודות הנ"ל. תוכנית עסקית טובה כוללת גם תוכנית השקעות ראשוניות להקמת המרפאה ודוחות רווח והפסד חזויים לפחות ל-3 השנים הראשונות מהקמת המרפאה.

על מנת לעשות זאת נכון רצוי מאד להיעזר באנשי מקצוע בעלי ניסיון בהקמת עסק. כדאי להיעזר ביועץ פיננסי להכנת התוכנית העסקית והליווי הראשוני בכל האספקטים הכספיים בהקמת העסק. יועץ שיווק לבניית אסטרטגיה שיווקית, אדריכל לתכנון נכון של המרפאה ויועץ משפטי להסדרת ההסכמים המסחריים מול ספקים ועובדים.

לאחר הקמת המרפאה ורגע לפני פתיחתה ישנם עוד מספר נושאים שיש לטפל בהם:

  1. מרפאה תאגידית – קבלת רישיון ממשרד הבריאות.
  2. בחירת רואה חשבון / יועץ מס.
  3. פתיחת תיק ברשויות המס – ראשית במע"מ אח"כ במס הכנסה ובביטוח לאומי (מיד עם פתיחת העסק), תיק ניכויים במס הכנסה.
  4. פתיחת חשבון בנק נפרד לעסק (חובה בחברה או שותפות מוגבלת, מומלץ גם לעוסק מורשה).
  5. הפקת חשבוניות מס, קבלות וחשבונות עסקה.
  6. בחירת חברה לסליקת כרטיסי אשראי.

תוכנת עסקית – מרכיבים

  • תיאור העסק והמוצר / שירות
  • השוק והצורך במוצר / שירות
  • מתחרים
  • היתרון היחסי של העסק בשוק הקיים
  • צורת התאגדות
  • תוכנית פיתוח כולל לוחות זמנים ויעדים
  • גיוס הון ראשוני לעסק
  • מבנה ארגוני של העסק
  • תוכנית פיננסית הכוללת: דוח השקעה, דוח רווח והפסד צפוי, דוח תזרים מזומנים צפוי וניתוח נקודות איזון.

ניהול אשראי

כלל חשוב בתכנון פיננסי נבון קובע, כי מוטב לגייס אשראי כשיכולים ולא כשצריכים.
עסק הפונה לקבל אשראי רק כשהוא נדרש לו, יגייס במקרה הטוב, אשראי יקר, ובמקרה הפחות טוב, ייתקל בסירוב. 

ניהול אשראי נכון הינו אחד הדברים החשובים להצלחת עסק בכלל ומרפאת שיניים בפרט. ניהול אשראי לא נכון יכול להקשות על המרפאה מבחינת תזרים המזומנים שלה, ליצור משברים של חוסר בתזרים מזומנים, תדמית לא טובה למרפאה מול הבנקים ומול ספקים ובמקרים חמורים יותר, שקים חוזרים, חשבון מוגבל ובמקרה קיצון לפשיטת רגל של המרפאה.

ניהול אשראי נכון כולל התייחסות למספר מרכיבים עיקריים:

  1. גובה האובליגו בבנק.
  2. תמהיל ההלוואות – עלויות מימון של הלוואות לזמן קצר גבוהות מעלויות אשראי הנובעות מהלוואות לזמן ארוך, ומכאן רצוי במידת האפשר להעדיף את ההלוואות לזמן ארוך.
  3. שיעור עלות סליקת תשלומי אשראי לחברת הסליקה. בד"כ נע שיעור הסליקה בין 0.8 ל- 1.5 אחוז. התנהלות נכונה מול חברת הסליקה תביא לחסכון של אלפי שקלים בשנה.
  4. גובה עמלות בנק – לא לפחד לנהל מו"מ מול הבנק. גובה העמלות שבמחירון הבנק נתון למשא ומתן. מו"מ יעיל יכול להביא להנחות משמעותיות בגובה העמלות ולחסכון של אלפי ₪ בשנה.
  5. ניכיון שקים ותשלומי אשראי – לניכיון זה ישנן כמובן עלויות לחברה המנכה, אך מנגד, להקדמת התקבולים שיש לזה חשיבות לתזרים המזומנים של העסק.  יש לבדוק מהי הדרך הנכונה לכל מרפאה ומרפאה.
  6. פריסת תשלומים ללקוחות – כמובן שככל שהמרפאה תתגמש עם הלקוחות בפריסת התשלומים – כך תקל על המטופלים לסגירת תוכניות יקרות. מנגד,  לפריסה גדולה מידי יש עלויות מימון שיקשה במיוחד למרפאות הנמצאות בקשיים של תזרים המזומנים. לכן גם פה יש לקבוע מדיניות המתאימה לאותה מרפאה.
  7. אשראי ספקים – כמובן שהמרפאה תשאף לקבלת ימי אשראי רבים ככל הניתן מספקיה. עם זאת, לעיתים מציעים ספקים הנחות על תשלומים במזומן ויש צורך לבחון את כדאיות ההצעות הנ"ל.
  8. אחת הדרכים הטובות לקבלת הלוואה הינה באמצעות הקרן להלוואות בערבות מדינה. מדובר בהלוואה בריבית נוחה של עד לפריים + 3.5%.

סכום ההלוואה הינו עד 500 אלף ₪ עבור עסקים עם מחזור שנתי של עד 6.25 מיליון ₪. ההלוואה ניתנת בשלושה מסלולים: 

  • עסק (מרפאה) בהקמה.
  • השקעה – הכנסת ציוד חדש למרפאה, הגדלת המרפאה, שיפוץ המרפאה.
  • הון חוזר – עסק שנדרש להון לתקופות זמן ביניים עד לקבלת תשלומים מלקוחות ו/או מכירת מלאי.

ההלוואות הנ"ל ניתנות בכפוף לתנאים מסוימים כגון: בטחונות, העדר הגבלה על חשבונות הבנק של המרפאה ועוד.

ישנן גם קרנות וגופים נוספים מהם ניתן לקבל הלוואות בתנאים נוחים.

כמובן שהחלטה על לקיחת הלוואה חובה שתיעשה לאחר בחינה מדוקדקת ובעזרת יועץ פיננסי.

דוחות כספים ומספרים במרפאות שיניים

דוחות כספיים של מרפאות שיניים, הם דוחות המתארים את מצבה הפיננסי  של המרפאה. 

בד"כ במרפאות השיניים תקופת הדיווח של הדוחות היא שנתית.

לרוב מי שעורך את הדוחות הכספיים הינו רואה החשבון של המרפאה מתוך נתוני המרפאה בהנהלת החשבונות שלה.

במידה ומרפאת השיניים הינה תאגידית, מחויבת המרפאה שהדוחות הכספיים יהיו מבוקרים על ידי רואה החשבון שלה, שאף מצרף לדוחות את חוות דעתו על הדוחות הכספיים. 

מנגד, עוסק מורשה ושותפות שאינה רשומה,  אינה מחויבת בהגשת דוח כספי מבוקר ע"י רואה החשבון. אין חובה לעוסק מורשה להיעזר ברואה חשבון על מנת להכין ולהגיש את הדוחות הכספיים. עם זאת, מומלץ להיעזר ברואה חשבון על מנת למנוע טעויות בדוחות ולהימנע מדיווחים שגויים ומתשלומי יתר לרשויות המס.

דוחות כספיים כוללים בד"כ את הדוחות הבאים:

מאזן – המציג את מצב נכסי החברה, התחייבויות החברה וההון העצמי שלה ליום המאזן. דהיינו, המאזן המצורף לדוחות הכספיים ל- 31 בדצמבר 2020, מציג את מצב הנכסים, ההתחייבויות וההון העצמי ל-31 בדצמבר 2020, ואינו מציג אינפורמציה לגבי השיניים בסעיפים הנ"ל שחלו בתוך תקופת הדוח (שנת 2020).

דוח רווח והפסד – התוצאות הכספיות של המרפאה במהלך השנה. הכנסות > הוצאות = רווח לתקופה

הכנסות < הוצאות = הפסד לתקופה

  • דוח על תזרים המזומנים  – דוח על תנועת המזומנים במהלך תקופת הדוח. דוח זה נותן תמונה מאקרו על השינויים בדגש על תנועות מזומנים שנבעו מפעילות השוטפת, פעילות השקעה ופעילות מימון, אך אינו מפרט דיו על מנת שניתן יהיה להיעזר בו לניהול תזרים המזומנים השוטף של המרפאה.

יש לציין כי דוח כספי של עוסק שאינו חברה לא חייב לכלול מאזן ודוח על תזרים המזומנים.

בנוסף נכלל בדוחות הכספיים כל מידע וביאור נוסף שיכול להיות בעל השפעה על מצבה הפיננסי של המרפאה.

חשוב להבין כי הדוחות הכספיים משקפים את מצבה הכספי של המרפאה בתקופת עבר, לעיתיים אף שנה מיום סיום הכנת הדוחות, ולכן מקשים בניתוח כלכלי אפקטיבי, שוטף ודינמי.

לכן מומלץ כי כל בעל מרפאה ייעזר בדוחות נוספים בעלי תדירות גבוהה יותר על מנת להבין את מצבה הפיננסי של המרפאה.

כל עוסק מחויב להגיש את הדוחות הכספיים למס הכנסה, כאשר חברה מחויבת בנוסף להגיש את הדוח לרשם החברות ועמותה לרשם העמותות.

הדוחות הכספיים נדרשים לעיתיים ע"י גופים שונים, כגון: בנקים בעת בקשת הלוואה או הגדלת מסגרת האשראי.

כפי שרשמנו בסעיף זה, מומלץ מאד לבעלי המרפאה ולמנהליה, להיעזר באופן שוטף בדוחות פיננסיים מעבר לשימוש בדוחות הכספיים. 

להלן מספר דוחות שהעזרות בהן באופן תדיר מהותית מאד לניהול כספי נכון של המרפאה:

  • דוח תקציב מול ביצוע – ניהול כספי נכון של עסק מחייב בניית תקציב שנתי, מחולק לחודשים,  בכל תחילת שנה המתבסס על נתוני עבר והערכות מנהלי המרפאה לשינויים צפויים במהלך השנה. בכל סוף חודש יש להשוות את הביצוע בפועל לתקציב החזוי. שימוש נכון בדוח זה יאפשר למנהלי המרפאה להיות עם "היד על הדופק" בזמן אמת, בכל הנוגע למצב הפעילות במרפאה. כל חריגה מהותית מהתקציב שחזינו בתחילת השנה מחייבת בחינה מהותית של הסיבות לכך, המשמעויות וקבלת החלטות במידת הצורך.

לדוגמא: ההכנסות הצפויות בתחילת שנה מסייעות לנו להתאים את מצוות העובדים לגובה ההכנסות. כאשר דוח הביצוע, מראה שינוי משמעותי בגובה ההכנסות, הדבר מחייב אות מנהלי המרפאה לשקול להתאים את מצוות העובדים לשינוי בהכנסות. כמובן שלא תמיד שינוי בהכנסות מחייב התאמת מצוות העובדים. יתכן כי מדובר בשינוי זמני מסיבה נקודתית. אבל ניהול נכון של דוח זה, יאפשר לנו ניתוח רלוונטי של הממצאים וקבלת החלטות מתאימות.

להלן דוגמא לדוח תקציב מול ביצוע לחודש מאי 2016 במרפאת ד"ר שן:

תקציב 2016תקציב ינואר – מאי 2016 בפועל ינואר – מאי 2016 הפרש ביצוע מול תקציב הפרש ביצוע מול תקציב ב %
הכנסות:     
הכנסות טיפולי שיניים2,400,0001,000,000950,000-50,000-5%
שיננית140,00058,00045,000-13,000-22%
סה"כ הכנסות2,540,0001,058,000995,000-63,000-6%
      
עלות מכר:     
חומרים דנטליים177,80074,08368,200-5,883-8%
מעבדות216,00090,00091,0001,0001%
שכר רופאים1,143,000476,250480,0003,7501%
שכר סייעות170,00070,83368,000-2,833-4%
סה"ע עלות מכר1,706,800711,167707,200-3,967-1%
      
רווח גולמי833,200346,833287,800-59,033-17%
      
אחזקה הנהלה וכליות:     
שכר מזכירות160,00066,66762,000-4,667-7%
נסיעות לחו"ל ותערוכות25,00010,4172,500-7,917-76%
פרסום קידום ובונוסים20,0008,33311,0002,66732%
ביטוחים ומיסים 32,00013,33313,000-333-2%
חשמל45,00018,75019,2004502%
אחזקת מכונות וציוד25,00010,41711,0005836%
שכר דירה170,00070,83370,83300%
אחזקת משרד ומחשב45,00018,75022,0003,25017%
משפטיות ביקורת ויעוץ הנ"ח28,00011,6679,000-2,667-23%
אחזקת רכב ופחת45,00018,75022,0003,25017%
טלפונים ותקשורת12,0005,0004,500-500-10%
סה"כ אחזקה הנהלה וכלליות607,000252,917247,033-5,884-2%
      
רווח תפעולי226,20093,91740,767-53,150-57%
      
הצאות מימון:      
מימון ועמלות בנק2,5001,0421,25020820%
ריבית הלוואת4,5001,8751,900251%
עמלות כרטיסי אשראי15,0006,2505,800-450-7%
סה"כ הוצאות מימון22,0009,1678,950-217-2%
      
רווח (הפסד) לפני מס204,20084,75031,817-52,933-62%
  • דוח תזרים מזומנים – ישנה חשיבות רבה לניהול תזרים מזומנים שוטף במרפאה. מדובר בעדכון בזמן אמת של כל התשלומים והתקבולים הצפויים להתקבל בזמן הקרוב. בדוח זה יכללו תשלומים ותקבולים שכבר נרשמו בהנהלת החשבונות אבל טרם נפרעו, כגון: שקים לפירעון, שקים לגבייה, הכנסות באשראי ועוד,  וכן,  צפי לתשלומים עתידיים כגון: תשלומים קבועים עבור שכ"ד, הזמנות סחורה וכו'. ניהול נכון של דוח זה יאפשר לנו להיות מודעים בזמן אמת למצב המזומנים שלנו. כך לא נמצא את עצמנו חייבים בתשלום לספק דווקא ביום שבו חרגנו ממסגרת האשראי שלנו. כך יכול מנהל המרפאה להתאים את מסגרת האשראי של המרפאה לתנועת המזומנים הצפויה.

ככל שנדע לצפות לתקופה רחוקה יותר את תזרים המזומנים כך ניתן יהיה להיערך טוב יותר, למנוע מצבי אי נעימויות העלולים לפגוע בתדמית המרפאה, ונחסוך בעלויות האשראי.

להלן דוגמא לדוח תזרים מזומנים חודשי צפוי לשנת 2016 במרפאת ד"ר אבן:

יתרת פתיחהתשלומיםתקבוליםיתרת סגירה
ספקיםשקים לפרעוןשכר ומוסדות בגין שכרפרעון חובות לבנקסה"כ הוצאותמזומן ושקים מזומןשקים לגבייה ופרעון אשראיסה"כ הכנסות
ינו-1680,00059,14118,600153,76614,357245,864180,00056,563236,56370,699
פבר-1670,69959,18172,941153,87114,357300,351210,00026,725236,7257,074
מרץ-167,07454,625 142,02514,357211,007130,00088,500218,50014,566
אפר-1614,56645,800 119,08014,357179,23790,00093,200183,20018,529
מאי-1618,52941,500 107,90014,357163,757115,00051,000166,00020,772
יונ-1620,77240,200 104,52014,357159,07798,00062,800160,80022,495
יול-1622,49538,275 99,51564,357202,147112,00041,100153,100-26,552
אוג-16-26,55228,723 74,67924,357127,75881,00033,890114,890-39,420
ספט-16-39,42045,300 117,78024,357187,43798,70082,500181,200-45,657
אוק-16-45,65747,600 123,76024,357195,717112,00078,400190,400-50,975
נוב-16-50,97543,755 113,76324,357181,875111,82063,200175,020-57,830
דצמ-16-57,83052,925 137,60524,357214,887111,90099,800211,700-61,017

ניתן לראות בדוגמא שלפנינו, שלמרות שמדובר במרפאה רווחית שסך ההכנסות שלה גבוה מסף ההוצאות עדיין תנועת המזומן שלה שלילית. יתרת המזומן לתחילת שנה 80 אלף ₪ ובסוף שנה מינוס 61 אלף ₪,

הסיבה לכך היא שהמרפאה פורעת הלוואה לבנק בסכום שנתי של 272 אלף ₪. פירעון זה משפיע על תזרים המזומנים של המרפאה למרות שאינו בא לידי ביטוי בדוח רווח והפסד שלה.

ניתוחים אנליטיים ומדדים נוספים  –

בנוסף, לאמור לעיל, חשוב לבצע באופן שוטף ובזמן אמת, ניתוחים של מדדים כספיים נוספים וחשובים לפעילות המרפאה ושגשוגה.

להלן מספר דוגמאות למדדים וניתוחים פיננסיים חשובים:

  • תמהיל אופטימלי בין סוגי הטיפולים – ההכנסות לשעת כיסא בטיפולי שיננית נמוך מההכנסות לשעת כיסא רופא כללי שנמוכות מהכנסות שעת כיסא רופא משקם. האם זה אומר שפעילות במרפאה תכלול רפואה משקמת בלבד?

התשובה היא כמובן שלא…

בקביעת תמהיל הטיפולים הנכון צריך לראות מעבר לשעת הכנסה לכיסא את הערך המוסף של סוגי הטיפול השונים למרפאה. חשוב כי המרפאה תדע לתת למטופליה את רוב סוגי הטיפולים, כמו כן ידוע שהשיננית מפנה את מטופליה להמשך טיפול אצל רופאי השיניים וכך גם הרופאים הכללים מפנים הלאה למשקמים. בנוסף, חשוב לזכור שהמדד החשוב לבחינה הינו שעת רווחיות לכיסא. 

נניח רופא שמכניס 1000 ₪ בשעה. מנגד שיננית שמכניסה 750 ₪ לשעה.

הוצאות שעת כיסא לרופא:

חומרים – 80 ₪

מעבדות – 100 ₪

סייעת – 50 ₪

תקורה – 150 ₪

שכר רופא (40% מההכנסה בניכוי מעבדה) – 360

בנוסף לרופא 5% עבודות חוזרות שעלותן הממוצעת לשעה:40 ₪

הלקוחות משלמים לרופא בממוצע ב-6 תשלומים. עלות מימון לשעת כיסא בגין התשלומים: 2% כפול 1,000 = 20 ₪ 

סה"כ עלות שעת כיסא רופא : 820 ש"ח

רווח עבור שעת כיסא רופא: 200 ש"ח

עכשיו נחשב רווח שעת כיסא שיננית:

תקורה – 150 ₪

שכר שיננית (40% מההכנסה) –300 ₪

אין עבודות חוזרות אין פריסה לתשלומים

סה"כ עלות שעת כיסא שיננית: 450 ₪

רווח שעת כיסא שיננית: 300 ₪

רווח שעת כיסא שיננית גבוה בדוגמא הנ"ל ב-100 ₪ וזאת עוד לפני שלקחנו בחשבון את עבודת "השיווק" של השיננית בהפניית מטופלים לרופאי השיניים.

דהיינו, יש לבחון טוב על מנת לבנות תמהיל אופטימלי לטיפולים במרפאה.

  • מודל שכר אפקטיבי  – האם מודל השכר הנהוג במרפאה מעודד את צוות המרפאה לעמידה ביעדים?

מודל תגמול תמריץ אפקטיבי של העובדים, המבוסס על עמידה ביעדים יכול להזניק את הכנסות המרפאה. מודל נכון משמעותו מודל בו המרפאה מרוויחה וצוות העובדים מרוויח win – win

  • יחס בין טיפולים ללקוחות פרטיים ללקוחות חברות ביטוח – מן המוסכמות, כי מחירון טיפולים חברות ביטוח נמוך ממחירון מטופלים פרטיים. האם זה אומר שכדאי למרפאה לדחות לגמרי עבודה עם חברות ביטוח? התשובה היא לרוב שלילית.

ברמה העקרונית תעדיף מרפאה להקטין עד כמה שניתן את המטופלים מחברות ביטוח, אבל נפח המטופלים המבוטחים הולך וגדל עם השנים. מרפאות חדשות, מרפאות בפרפריה, יתקשו לשרוד ללא עבודה  עם חברות הביטוח. היתרון בעבודה עם חברות ביטוח היא שתשומות השיווק במטופלים הנ"ל אפסיות וקצב זרימת המטופלים גבוהה בד"כ יותר ממטופלים פרטיים. ישנו כלל אצבע שאומר שבמידה והמטופלים הפרטיים מכסים את כל ההוצאות הקבועות ניתן להוסיף את מטופלי חברות הביטוח,  כך שהעלות השולית של הטיפולים במבוטחים הינה העלות המשתנה בלבד. כך ניתן להרוויח גם על טיפולים למטופלי חברות הביטוח.

כמובן שבהחלטה על עבודת הביטוח צריך לקחת בחשבון שהתנהלות מול חברות הביטוח לא תמיד פשוטה ויש צורך להכשיר מזכירה אחת לפחות שתבצע זאת באופן אופטימלי, זאת על מנת להימנע מהפסדים כספיים.

  • נקודת איזון – Break even Point  – אחד המדדים החשובים בכל עסק ומרפאת שיניים הינו Break even Point, נקודת איזון.

מהי אותה נקודת איזון שכה רבות מוזכרת בניתוחים פיננסיים של מרפאות?

אנחנו נדבר על נקודת איזון בהכנסות. הכוונה: מה סכום ההכנסות המינימלי על מנת לכסות את ההוצאות, כלומר, לא להפסיד. כל הכנסה הגבוהה מנקודת האיזון, משמעותה – רווח.

במרפאות השיניים ניתן לדבר על מספר סוגי נקודות איזון חשובות:

  1. נקודת איזון  לרווחיות חודשית – מינימום ההכנסה החודשית שהמרפאה צריכה לעמוד בה על מנת לא להפסיד.
  2. נקודת איזון למשמרת –  מינימום הכנסה במשמרת המצדיק פעילות המשמרת.
  3. נקודת איזון לכיסא – מינימום הכנסה ל"כיסא" המצדיק פעילות כיסא.

בבואנו לחשב את נקודת האיזון, אנו צריכים  לדעת לזהות ולהפריד בין הוצאות קבועות במרפאה להוצאות משתנות. 

מהם אותן הוצאות קבועות?  הוצאות קבועות הינן הוצאות שעלינו לשלם בכל מקרה ללא קשר להכנסות וללא קשר לכמות הטיפולים במרפאה. לדוגמא: שכירות מרפאה, דמי ניהול, ארנונה וכו'.

הוצאות משתנות – כשמן כן הן, הוצאות המשתנות בהתאם להיקף הפעילות במרפאה. ככל שנבצע יותר טיפולים, ככל שההכנסות תגדלנה כך תגדלנה גם ההוצאות המשתנות. דוגמאות להוצאות משתנות: חומרים, מעבדות, שכר רופאים ושכר סייעת (כמובן בתנאי שסייעת עובדת ליד כיסא).

חשוב להבין שמיון הוצאה לקבועה או משתנה תלויה גם במהות הניתוח הנבדק.

כך למשל, עלות העסקת מזכירה תחשב כעלות קבועה בחישוב נקודת איזון לרווחיות חודשית אבל בתחשיב נקודת איזון למשמרת תסתכל עליה כעלות משתנה, במידה ואי הפעלת המשמרת תחסוך לנו שעות מזכירה.

דוגמא נוספת: עלות יחידה דנטלית הינה עלות קבועה בחישוב נקודת איזון למשמרת. הרי נמכור את היחידה במידה ונחליט לסגור משמרת אחת בשבוע. מנגד, בחישוב נקודת איזון לכיסא, נמיין את אותה הוצאה כהוצאה משתנה. הרי במידה ונחליט להוריד עמדת טיפול במרפאה נוכל למכור את יחידת הטיפול וכך לחסוך בהוצאה.

במידה ונניח שלכל הטיפולים רווח גולמי חיובי, אזי במקרה זה נקודת האיזון הינה כמות הטיפולים המינימלית המייצרת רווח גולמי מספיק לכיסוי כל ההוצאות הקבועות. מעבר לכך, כיוון שהטיפולים מניבים רווח גולמי אזי כל טיפול נוסף מעבר לנקודת האיזון יעביר את המרפאה לרווחיות.

ניתן להשתמש בנוסחה פשוטה לחישוב נקודת איזון:

נקודת האיזון = עליות קבועות / שיעור רווח גולמי

רווח גולמי = הכנסות פחות הוצאות משתנות

שיעור רווח גולמי = רווח גולמי חלי סכום ההכנסות

  • מיון נכון של סעיפי הוצאות להבנה טובה יותר של מצב המרפאה

ישנה חשיבות רבה למיון נכון של סעיפי ההוצאות וההכנסות במערכת הנהלת החשבונות ובדוחות הכספיים של המרפאה.

מיון נכון של הסעיפים יעזור לנו בניתוח נכון ורלוונטי של הפעילות הכספית במרפאה, יאפשר לנו לדעת מה הרווח הגולמי הנכון במרפאה, מהן נקודות האיזון במרפאה, האם שיעור עלויות החומרים במרפאה סביר, האם שיעור עלויות המעבדה סביר, האם הוצאות השכר סבירות, האם הוצאות המימון סבירות והאם הוצאות השיווק סבירות.

לשם קבלת החלטות מושכלות בתפעול המרפאה יש לבצע ראשית אנליזות נכונות, תנאי ראשוני לאנליזות נכונות הינו מיון נכון של סעיפי ההוצאות וההכנסות.

  • מתוך הספר 'הצד העסקי של רפואת השיניים', בעריכת ד"ר סיגל מזור, ד"ר רפי פישר ופרופ' יהונתן מן